6 mẫu biên bản bàn giao công việc: Cách tự động hóa quy trình bàn giao

Công việc bàn giao không rõ ràng? Đừng lo, hãy tìm hiểu về các mẫu biên bản bàn giao công việc!

Trong quá trình quản lý đội nhóm và lãnh đạo doanh nghiệp, chúng ta thường gặp phải vấn đề bàn giao công việc không rõ ràng. Điều này gây khó khăn cho người ở lại và nhân sự mới. Để giải quyết vấn đề này, các doanh nghiệp cần có một bộ quy chuẩn rõ ràng trong quá trình bàn giao công việc.

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giới thiệu cho bạn các mẫu biên bản bàn giao công việc chi tiết và chuyên nghiệp. Đồng thời, chúng tôi cũng gợi ý cho bạn một số mẫu bàn giao áp dụng trong những trường hợp cụ thể.

Bạn đang xem: 6 mẫu biên bản bàn giao công việc: Cách tự động hóa quy trình bàn giao

1. Biên bản bàn giao công việc là gì?

Biên bản bàn giao công việc là văn bản ghi lại quá trình chuyển giao các công việc, nhiệm vụ, trách nhiệm từ một cá nhân hoặc một nhóm cho một cá nhân hoặc một nhóm khác. Văn bản này thường được sử dụng khi có sự luân chuyển nhân sự, thay đổi cơ cấu phòng ban hoặc khi nhân sự nghỉ việc và chuyển công việc cho người phụ trách mới.

Biên bản bàn giao công việc có ý nghĩa quan trọng, đảm bảo tính chính xác, minh bạch để tránh xảy ra tranh chấp về sau giữa doanh nghiệp với người lao động. Nó cung cấp thông tin chi tiết về công việc, nhiệm vụ, quy trình, dữ liệu, tài sản và các vấn đề khác liên quan. Qua đó, giúp người nhận hiểu rõ công việc phải làm là gì, trách nhiệm như thế nào, cần ai để hỗ trợ… Ngoài ra, biên bản bàn giao cũng là bằng chứng đáng tin cậy trong trường hợp có xảy ra mâu thuẫn hoặc tranh chấp về công việc.

2. Đâu là thời điểm cần lập biên bản bàn giao công việc?

Nhân viên nghỉ việc

Khi nhân viên kết thúc hợp đồng lao động, họ bắt buộc phải bàn giao công việc cho nhân sự mới thay thế. Nếu chưa có nhân sự mới, công việc cần được bàn giao cho người quản lý trực tiếp hoặc những người có liên quan. Biên bản bàn giao công việc cần ghi rõ thông tin cá nhân của nhân sự, lý do nghỉ, thời gian kết thúc công việc, người nhận bàn giao… Nó cũng cần đề cập đến sự đồng ý và các cam kết trong quá trình chuyển giao, để tạo bằng chứng nếu nhân viên có tranh chấp với doanh nghiệp.

Nhân viên chuyển sang vị trí/đơn vị khác

Nhân sự khi chuyển công tác hoặc chuyển sang vị trí mới cũng cần lập biên bản bàn giao công việc. Biên bản này cần ghi rõ thông tin về nhiệm vụ, trách nhiệm, tiến độ công việc, dự án đang tham gia, công việc đang chờ hoàn thành, thông tin liên quan. Có thể đính kèm các tài liệu, dữ liệu, tài sản liên quan. Cuối văn bản cần có ngày tháng năm bàn giao và chữ ký của hai bên để đảm bảo tính minh bạch.

Nhân viên nữ nghỉ thai sản/ nhân viên nghỉ ốm

Đối với nhân viên nữ nghỉ thai sản, biên bản bàn giao công việc cần ghi đầy đủ thông tin về công việc đang làm, bao gồm cả công việc được ủy quyền và công việc đang chờ giải quyết. Cần ghi rõ ngày tháng năm, thời gian bắt đầu nghỉ và thông tin liên lạc của người bàn giao.

Đối với nhân viên nghỉ ốm lâu ngày, biên bản bàn giao cần ghi lại công việc đang thực hiện và ước chừng thời gian nghỉ để người nhận nắm được thông tin. Người bàn giao cũng cần hướng dẫn chi tiết để người nhận có thể hiểu và hoàn thành công việc tốt nhất trong thời gian nghỉ ốm.

3. Một số yêu cầu khi lập biên bản bàn giao công việc

3.1. Về nội dung

Biên bản bàn giao công việc cần bao gồm các thông tin sau:

• Thông tin cá nhân của người bàn giao (Tên, chức vụ, phòng ban, email, số điện thoại…).
• Thông tin công việc cần bàn giao, ghi rõ trạng thái của từng dự án/đầu việc, thời hạn hoàn thành và những ai có liên quan đến nhiệm vụ đó.
• Kiểm kê tài sản cần bàn giao như máy tính, email công ty, thẻ nhân viên, mật khẩu các công cụ làm việc…
• Thời gian và địa điểm thực hiện bàn giao công việc (ghi rõ ngày tháng năm).
• Cần có chữ ký xác nhận của người bàn giao và người nhận bàn giao để đảm bảo sự đồng thuận và cam kết các nội dung trong biên bản.

3.2. Về hình thức

• Biên bản có thể viết bằng tay hoặc đánh máy. Nếu đánh máy, cần tuân theo quy định về văn bản hành chính.
• Cần có 2 bản biên bản, mỗi bên giữ 1 bản có đầy đủ chữ ký để làm căn cứ nếu sau này có vấn đề xảy ra.
• Nội dung văn bản cần trình bày súc tích, ngắn gọn và đủ ý để ai cũng có thể hiểu được.
• Sử dụng ngôn từ trang trọng, sắp xếp biên bản khoa học và logic.

4. Tải miễn phí: 6 mẫu biên bản bàn giao công việc file Excel và Word

4.1. Mẫu biên bản bàn giao công việc khi nhân sự nghỉ việc

Mẫu này ghi lại toàn bộ công việc, nhiệm vụ mà nhân sự đó đang thực hiện. Tài liệu sẽ được trình bày ở dạng Word hoặc Excel để đảm bảo tính khoa học và người nhận bàn giao có thể tiếp nhận thông tin nhanh chóng.

Link tải mẫu biên bản bàn giao công việc khi nhân sự nghỉ việc (File Word và Excel): TẠI ĐÂY

4.2. Mẫu biên bản bàn giao công việc khi nhân sự chuyển công tác

Mẫu này dành cho nhân sự chuyển công tác. Người bàn giao cần liệt kê các nhiệm vụ, trách nhiệm, tài sản, dữ liệu và thông tin liên quan đến công việc cho người tiếp nhận.

Link tải mẫu biên bản bàn giao công việc khi nhân sự chuyển công tác (File Word và Excel): TẠI ĐÂY

4.3. Mẫu biên bản bàn giao công việc khi nhân viên nữ nghỉ thai sản

Xem thêm : Góc Nhìn Tâm Lý Học

Mẫu này áp dụng cho nhân viên nghỉ thai sản. Mục đích của biểu mẫu này là đảm bảo quá trình tiếp nhận và chuyển giao công việc diễn ra thuận lợi, tránh những vướng mắc hoặc khó khăn trong việc hiểu và thực hiện công việc.

Link tải mẫu biên bản bàn giao công việc khi nghỉ thai sản (File Word và Excel): TẠI ĐÂY

4.4. Mẫu biên bản bàn giao công việc của lãnh đạo

Mẫu này dành cho các lãnh đạo cấp cao của công ty. Vì lãnh đạo có nhiều trọng trách và đầu việc quan trọng, biên bản bàn giao cần đầy đủ và chi tiết thông tin.

Link tải mẫu biên bản bàn giao công việc của lãnh đạo (File Word và Excel): TẠI ĐÂY

4.5. Mẫu biên bản bàn giao công việc kế toán

Mẫu này dành cho các vị trí kế toán. Việc làm biên bản bàn giao cần chú ý đảm bảo sự minh bạch và chính xác trong từng số liệu kế toán.

Link tải mẫu biên bản bàn giao công việc cho kế toán (File Word và Excel): TẠI ĐÂY

4.6. Mẫu biên bản bàn giao tài sản

Mẫu này dành cho việc bàn giao tài sản cho nhân sự nghỉ việc. Đối với doanh nghiệp sản xuất, kinh doanh, việc bàn giao tài sản là rất quan trọng. Biên bản ghi đầy đủ thông tin về tài sản để đảm bảo sự minh bạch và tránh tình trạng thất thoát hoặc bỏ quên.

Link tải mẫu biên bản bàn giao tài sản khi nghỉ việc (File Word và Excel): TẠI ĐÂY

Link tải trọn bộ 06 mẫu biên bản bàn giao công việc (Word và Excel): TẠI ĐÂY

5. Hướng dẫn 3 bước thực hiện bàn giao công việc

Bước 1: Xác định hạng mục bàn giao

Khi thực hiện bàn giao công việc, từ phía người bàn giao và người nhận bàn giao cần:

• Người bàn giao cung cấp mô tả công việc rõ ràng, chính xác và dễ hiểu cho người nhận. Các thông tin này bao gồm đầu mục công việc, nhiệm vụ, KPI, người liên quan…
• Người bàn giao liệt kê deadline cần hoàn thành, công việc hàng ngày, dự án đang triển khai, thông tin khách hàng, thông tin liên hệ…
• Người bàn giao nên có kế hoạch cụ thể để người nhận dễ dàng làm quen với công việc sắp tới. Nếu có thể, bàn giao càng sớm càng tốt. Nên chia sẻ với người nhận về thành viên trong đội nhóm, điểm mạnh, điểm yếu của mỗi người, cách giải quyết khó khăn…

Bước 2: Bàn giao tài liệu, tài sản

Người bàn giao chuyển toàn bộ thông tin, tài liệu, tài sản cho người nhận. Tài sản có thể chuyển giao cho phòng quản lý hoặc hệ thống thông tin.

Xem thêm : Trọn Bộ Tài Liệu Luyện Thi MOS Excel 2019

Bước 3: Họp bàn giao công việc

Hai bên nên có một cuộc họp để bàn giao công việc, nói rõ về các hạng mục. Thắc mắc và vấn đề liên quan cần ghi chép lại và người bàn giao có nghĩa vụ giải thích rõ ràng cho người nhận.

6. Tự động hóa quy trình bàn giao công việc với Base Platform

Để đơn giản hóa quy trình bàn giao công việc, hạn chế sai sót và bất cập, doanh nghiệp có thể sử dụng Base Platform – một nền tảng quản trị doanh nghiệp toàn diện. Với Base Platform, bàn giao công việc sẽ trở nên tự động, thuận tiện hơn, tránh bị lỡ thông tin.

Bước 1: Phê duyệt đề xuất nghỉ trên Base Request

Người nhân sự có thể tạo đề xuất nghỉ việc, chuyển công tác trên phần mềm quản lý phê duyệt Base Request. Các bộ phận liên quan sẽ nhận thông tin và tiếp tục quy trình.

Bước 2: Quản lý quy trình bàn giao trên Base Workflow

Quy trình bàn giao công việc được quản lý trên Base Workflow với luồng quy trình chuẩn hóa, người phụ trách và thời gian thực hiện được quy định rõ ràng.

Bước 3: Quản lý tài sản trên Base Asset

Các tài sản thuộc sở hữu của doanh nghiệp được quản lý trên Base Asset. Tại đây, tài sản được kiểm kê và giám sát tình trạng chặt chẽ.

Bước 4: Chuyển giao công việc trên Base Wework

Các công việc còn dang dở có thể được chuyển giao trên Base Wework. Người nhận có thể nắm thông tin về số lượng công việc, deadline, yêu cầu, tiến độ hoàn thành…

Bước 5: Cập nhật trạng thái trên Base HRM

Cuối cùng, trạng thái của nhân sự được cập nhật trên Base HRM. Hồ sơ của nhân sự đã nghỉ việc, nghỉ thai sản hoặc chuyển công tác được lưu trữ trên phần mềm.

7. Kết luận

Trên đây là 6 mẫu biên bản bàn giao công việc áp dụng trong doanh nghiệp và dùng theo từng trường hợp. Chúng tôi hy vọng rằng thông qua những nội dung này, doanh nghiệp sẽ tạo được quy trình bàn giao công việc tối ưu, chuyên nghiệp. Hơn nữa, việc áp dụng các phương pháp tự động hóa cũng sẽ nâng cao hiệu quả và tính minh bạch trong quá trình bàn giao công việc, góp phần vào sự phát triển của tổ chức.

Nguồn: https://ispacedanang.edu.vn
Danh mục: Học tập