Báo cáo Công nợ Phải thu Khách hàng: Thu hồi nợ mà không mất đi khách hàng

Báo cáo công nợ phải thu khách hàng là một phần của hệ thống báo cáo quản trị nội bộ, được lập và cập nhật định kỳ theo ngày, tháng, quý, năm cũng như theo yêu cầu quản lý của doanh nghiệp nhằm giúp doanh nghiệp có thể chủ động trong việc kiểm soát chặt chẽ các khoản nợ phải thu và đưa ra các kế hoạch thu hồi thanh toán công nợ phải thu, từ đó quản lý tài chính hiệu quả chính xác, giảm thiểu tối đa rủi ro và quản lý dòng tiền.

Có thể bạn quan tâm

Tuy nhiên, hiện nay rất nhiều doanh nghiệp “điêu đứng” vì nợ xấu, nợ quá hạn. Khách hàng không trả tiền, doanh nghiệp không xoay vòng được vốn, không có tiền để vận hành, phải đi vay thêm vốn, tốn thêm chi phí tài chính. Lúc này, đáng nhẽ ra là lợi nhuận thì lại trở thành chi phí.

Bạn đang xem: Báo cáo Công nợ Phải thu Khách hàng: Thu hồi nợ mà không mất đi khách hàng

Một phần lý do là báo cáo quản trị công nợ phải thu không hiệu quả.

Contents

1 Tận dụng báo cáo quản trị công nợ phải thu thông minh trong doanh nghiệp
2 “Trợ lực” chính sách quản trị công nợ phải thu khách hàng hiệu quả
3 Đo lường công nợ phải thu khách hàng – Hỗ trợ phân tích kinh doanh / đưa ra quyết định
4 Báo cáo công nợ phải thu thể hiện đường xu hướng (Trend lines)

Tận dụng báo cáo quản trị công nợ phải thu thông minh trong doanh nghiệp

Cụ thể hệ thống báo cáo công nợ phải thu giúp doanh nghiệp kiểm soát tiến độ và chất lượng quy trình công nợ phải thu, nhờ:

Tổng hợp tiến độ của toàn bộ công nợ phải thu trên một trang duy nhất: Tình hình xử lý các khoản tiền được cập nhật một cách realtime trên phần mềm. Trên một màn hình, doanh nghiệp có thể nắm được bao nhiêu khoản nợ đã được lên kế hoạch thu hồi, bao nhiêu khoản đã xử lý xong và đang làm báo cáo,…
Thông báo nhắc nhở tự động thời hạn: Ưu việt hơn Excel, khi một khoản nợ sắp đến hạn, hệ thống sẽ tự động phát thông báo nhắc nhở để kế toán biết và chủ động xử lý. Ngoài ra, hệ thống cũng đổi màu các công việc trễ hạn sang màu đỏ, nhân viên của bạn sẽ biết được chính xác khoản nợ nào đang đến hạn và xử lý.
Báo cáo tự động chính xác, tiết kiệm thời gian: tự động tạo các báo cáo biểu đồ trực quan cho thấy tổng quan tiến độ và thời hạn xử lý công nợ phải thu, giúp doanh nghiệp có một bức tranh toàn cảnh để có thể điều chỉnh kế hoạch tài chính của mình hợp lý. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng có thể xuất trực tiếp các công nợ phải thu được xử lý trên hệ thống báo cáo thành các báo cáo Excel để phục vụ các công việc kế toán.

Đối mặt với thách thức trên, nhiều doanh nghiệp đầu ngành đang áp dụng hệ thống báo cáo quản trị công nợ phải thu thông minh tích hợp nền tảng công nghệ tự động bao gồm Power BI – công cụ phân tích, kết nối và tạo ra mô hình dữ liệu trực quan do Microsoft phát triển giúp doanh nghiệp:

Kiểm soát công nợ phải thu khách hàng nhanh chóng và kịp thời
Tiết kiệm thời gian cho việc cập nhất công nợ phải thu khách hàng cũ
Tiết kiệm thời gian đối soát với từng khách hàng nhà cung cấp
Kịp thời cảnh báo khi khách nợ quá hạn hoặc sắp hết hạn
Hỗ trợ làm báo cáo cứng và lưu trữ
Giúp dự đoán được công nợ phải thu phát sinh trong kỳ.

Từ đây, nhà quản trị có thể đưa ra các quyết định nhanh chóng kịp thời dựa trên những báo cáo quản trị trực quan, để không “vuột mất” cả Lợi nhuận & Khách hàng.

“Trợ lực” chính sách quản trị công nợ phải thu khách hàng hiệu quả

Tùy thuộc vào đặc điểm của khách hàng và tính trạng công nợ phải thu của doanh nghiệp sẽ có những quy chế chính sách quản trị công nợ phải thu riêng. Để tích hợp báo cáo quản trị công nợ phải thu hiệu quả thì trước hết, doanh nghiệp cần rõ ràng về những quy định và quy chế này để hạn chế những vấn đề phát sinh. Để có được những chính sách quản trị công nợ phù hợp, doanh nghiệp tìm đến lời khuyên từ các chuyên gia tư vấn dày dặn kinh nghiệm và chuyên môn.

Xem thêm : Báo cáo công tác chi bộ hàng tháng: Mẫu báo cáo sinh hoạt chi bộ hàng tháng

Một số chính sách quản trị công nợ phải thu với sự trợ giúp đang kể từ báo cáo công nợ phải thu.

Một là, chính sách bán hàng. Hình thức khuyến mại sẽ tác động đến các khách hàng về mặt thời gian đặt hàng, số lượng đặt hàng và số lần đặt hàng. Khuyến mại sẽ kích thích khách hàng nhận nhiều hàng trong một lần đặt hàng. Để đánh đổi cho việc giảm chi phí, doanh nghiệp có thể phải gánh chịu một số dư nợ lớn từ phía các khách hàng.

Hai là, chính sách thu tiền. Nếu thời hạn nợ dài hạn có thể tăng doanh số bán, nợ quá hạn có thể ít đi nhưng nợ trong hạn sẽ tăng cao, doanh nghiệp sẽ bị chiếm dụng vốn và mất cân đối về tài chính, không đủ tiền để thanh toán công nợ phải thu. Nếu thời gian nợ ngắn sẽ giúp doanh nghiệp đảm bảo cân đối tài chính nhưng ảnh hưởng xấu đến doanh số bán bởi khi đó khách hàng sẽ đặt hàng vừa phải để thanh toán cho doanh nghiệp.

Ba là, chính sách thưởng phạt trong thanh toán một mặt giảm rủi ro trong thu hồi nợ, một mặt làm giảm sự gắn bó giữa khách hàng với doanh nghiệp.

Khuyến khích cả đứa đòi nợ và đứa trả nợ để thu được nợ sớm. Với nhân viên, bây giờ khách hàng trả sớm nhân viên phụ trách được thưởng mà công ty trả sớm kia cũng được “thưởng”. Doanh nghiệp lo lắng: thưởng thế thì lợi nhuận chẳng còn bao nhiêu?

Để mà biết còn lợi nhuận sau khi trừ đầu trừ đuôi hay không thì doanh nghiệp phải tính. Phải có “báo cáo công nợ phải thu” chi tiết nhanh chóng.

Bốn là, sự quan tâm, đôn đốc nhắc nhở và gửi giấy xác nhận công nợ phải thu hàng tuần, hàng tháng của chi nhánh đến các đại lý. Tạo ra sự quan tâm nhiều hơn của khách hàng đối với món nợ của họ với doanh nghiệp.

Báo cáo công nợ phải thu hàng tuần (chứ không phải hàng tháng hay hàng năm) sẽ cho biết tình hình nợ nần của khách hàng và có những thông báo quan trọng. Đối với những khoản công nợ phải thu khách hàng có thời hạn 30 ngày, 60 ngày hay 90 ngày thì nhắc trước bao nhiêu ngày, bao nhiêu ngày trước đáo hạn thì phải cảnh báo.

Không giống như báo cáo doanh thu hay báo cáo chi phí, báo cáo công nợ phải thu khách hàng yêu cầu thời gian báo cáo gấp gáp hơn để đảm bảo doanh nghiệp hạn chế nợ quá hạn và nợ xấu ít nhất có thể.

Năm là, cách ứng xử của nhân viên thu nợ với khách hàng. Trên thực tế những khách hàng có nợ quá hạn lâu ngày thường có sự “lẩn tránh” hoặc có biểu hiện không hợp tác khi phải tiếp chuyện với nhân viên thu nợ. Do vậy,vấn đề quản trọng là làm sao tạo được sử thoải mái khi nói chuyện, làm cho khách hàng cảm thấy họ vẫn đáng tin cậy và cần thiết với doanh nghiệp.

Báo cáo quản trị công nợ phải thu tổng thể có thể cho doanh nghiệp biết được là đối với những khách hàng khác nhau thì nhân viên phải có thái độ và cách trò chuyện phù hợp. Nếu chỉ đơn giản là gọi điện thoại “nhắc giục” và không “get insight” của họ thì khả năng đòi nợ sẽ thấp hơn.

Xem thêm : Tin tức

Sáu là, khả năng tài chính và sự sẵn lòng trả nợ của khách hàng. Một khách hàng không thể thanh toán nếu khách hàng đó không có khả năng tài chính vững mạnh hoặc một khách hàng có khả năng tài chính tốt nhưng luôn định trệ và không sẵn lòng trả nợ sẽ làm dư nợ và nợ quá hạn của doanh nghiệp. Không còn cách nào khác, việc lựa chọn đối tác trong kinh doanh rất quan trọng.

Đo lường công nợ phải thu khách hàng – Hỗ trợ phân tích kinh doanh / đưa ra quyết định

Trong quá trình phân tích kinh doanh và đưa ra quyết định, hệ thống quản trị có thể giúp doanh nghiệp:

Quá trình thu thập thông tin: Thay vì việc phải luôn ghi chép tất cả và số sách, hoặc là tại các file excel để quản lý, hệ thống báo cáo quản trị sẽ tự động ghi lại hoạt động từ mua bán, nhập hàng, giao hàng, giúp tiết kiệm 80% thời gian và công sức. Bạn cũng có thể tra cứu các khoản nợ cũ trong hệ thống.
Tính toán chỉ số và biểu đồ xu hướng tự động: không cần phải nhớ các hàm phức tạp như trong excel, hay rà soát chọn vùng dữ liệu. Doanh nghiệp có thể đưa dữ liệu lên trực tiếp lên hệ thống báo cáo quản trị.

Từ những con số thực tế, doanh nghiệp tiến hành phân tích kinh doanh và đưa ra quyết định quản trị thì “lâu đài” mới không xây dựng trên “cát”. Nhưng đồng thời những con số này cũng “vây hãm” doanh nghiệp trong vòng luẩn quẩn “xử lý số liệu” thay vì “phân tích dữ liệu” nếu doanh nghiệp không thể nhận định thêm. Thay vì “get insight” nhìn thấy vấn đề từ những dữ liệu này thì doanh nghiệp lại mất thời gian cho công việc lọc dữ liệu, theo dõi, lưu trữ dữ liệu – những công việc dễ dàng được giải quyết nhờ hệ thống báo cáo quản trị thông minh.

Phân tích tình hình công nợ phải thu bao gồm đánh giá quy mô, mức độ của các khoản công nợ phải thu phải thu, xem xét tính chất hợp lý của các khoản công nợ phải thu của công ty từ đó có góc nhìn thực tế về tình trạng công nợ phải thu của công ty.

Cơ sở số liệu để tính công nợ phải thu khách hàng là các chỉ tiêu dựa vào số liệu bảng cân đối kế toán và báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh.

Có hai phương pháp để phân tích tình hình công nợ phải thu trong doanh nghiệp. Thứ nhất là so sánh để đánh giá sự biến động của các chỉ tiêu về số tuyệt đối và tương đối. Qua đó đánh giá khái quát tình hình công nợ phải thu của doanh nghiệp. Thứ hai là phương pháp phân chia theo thời gian (năm trước, năm nay) để đánh giá sự biến động qua các năm.

Dù là đánh giá khái quát tình hình công nợ phải thu của doanh nghiệp hay đánh giá sự biến động qua các năm thì doanh nghiệp cũng cần soi chiều và các báo cáo công nợ phải thu (theo các tiêu chí khác nhau).

Với báo cáo công nợ phải thu khách hàng được quản lý trên hệ thống thống nhất (tên khách hàng được mã hóa, phân loại quản lý theo ngày tháng năm, hiển thị số dư đầu kỳ và cuối kỳ, tính trạng trả nợ,…), sẽ góp phần giúp việc phân tích tình hình công nợ phải thu nhanh chóng và chính xác hơn nhiều.

Báo cáo công nợ phải thu thể hiện đường xu hướng (Trend lines)

Những báo cáo xu hướng nói chung bao gồm cả báo cáo công nợ phải thu khách hàng sẽ hỗ trợ doanh nghiệp trong các quyết định xem nên mở rộng hay thu hẹp hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Như đã đề cập phía trên: